AP 11 bis
The Office è impegnata a proteggere i dati personali (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento) raccolti dai propri clienti e dai partecipanti ai congressi ed eventi che organizza.
Leggi questo breve testo che abbiamo cercato di rendere comprensibile e vicino alle tue reali esigenze e giuste preoccupazioni.
The Office si occupa di progettazione, organizzazione e gestione di congressi ed eventi, gestione di servizi linguistici e di traduzione, progettazione di attività formative, servizi di gestione a supporto di società medico-scientifiche.
Ogniqualvolta ci conferisci i tuoi dati consenti ai trattamenti descritti nel presente documento volti a garantire la sicurezza, l’integrità e la privacy in conformità con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
L’informativa è resa per le iscrizioni all’evento BSBF su questo sito e alla Sezione My Profile b2b su piattaforma dedicata.
- Per quali finalità trattiamo i tuoi dati e perché possiamo trattare i tuoi dati (base giuridica del trattamento)
- eroghiamo i servizi da te richiesti quali l’iscrizione all’evento e al My Profile b2b, e l’invio di mail informative sull’evento; la base giuridica è l’esecuzione di un contratto di cui sei parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta o tuo consenso espresso.
- assolviamo ad obblighi contrattuali, di legge, di regolamenti o della normativa comunitaria e adempiamo agli obblighi contabili fiscali e amministrativi; la base giuridica è adempiere a un obbligo legale al quale siamo soggetti in quanto titolari
- comunichiamo i tuoi dati agli sponsor e pubblichiamo l’Elenco partecipanti sul sito web; la base giuridica è il consenso espresso;
2. Come trattiamo i dati e per quanto tempo
I dati verranno trattati, secondo principi di liceità e correttezza ed in modo da tutelare la tua riservatezza, su moduli cartacei e/o supporti informatici o comunque elettronici, saranno protetti e custoditi in conformità alla normativa vigente, nei modi necessari per perseguire le predette finalità e saranno conservati per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali. I dati potranno essere ospitati su piattaforme di terzi.
- Cosa succede se non ci consenti di trattare i tuoi dati
Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 1. lettera a) e b) è necessario per svolgere correttamente la nostra attività e per gestire ed erogare i servizi ad essa connessi in modo efficace. In taluni casi abbiamo l’esigenza di acquisire dati particolari al fine di assicurarti il servizio richiesto (ad esempio che il ristorante non ti serva piatti che contengono sostanze che ci hai espressamente richiesto di evitare o che ti sia fornita la necessaria assistenza in caso di specifiche esigenze di mobilità). Il mancato conferimento non ci consentirà di svolgere quanto ci richiedi.
Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 1. lettera c) è invece facoltativo ed è necessario ottenere il tuo specifico consenso; se non ci fornisci il consenso per tali attività, ciò non influirà sulla fornitura del servizio richiesto. Ci permettiamo di segnalarti che la nostra comunicazione non è mai invasiva. Prova a darci il tuo consenso, sarai sempre in tempo a revocarlo con un semplice clic.
- Chi ha accesso ai tuoi dati
I tuoi dati potranno:
- per quanto riguarda il punto 1. lettera a) e b):
- essere noti ai nostri dipendenti, nella loro qualità di incaricati e/o amministratori di sistema;
- essere comunicati a società terze o altri soggetti (per esempio alle banche sulle quali abbiamo aperto i nostri conti correnti, agli studi professionali che ci supportano nella gestione contabile e delle paghe, ai nostri consulenti, alle società di assicurazione che assicurano gli eventi a cui partecipi, ai soggetti che ci supportano nella gestione ICT, ecc.) che svolgono attività in outsourcing per nostro conto in quanto Titolari, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento
- essere comunicati, per gli aspetti che possono riguardarli e secondo le modalità previste dalla legge, a soggetti terzi che a vario titolo concorrano allo svolgimento della nostra attività (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: compagnie aeree, alberghi, ristoratori e caterer, autonoleggi, committente, sponsor (, traduttori, interpreti, ecc.).
- per quanto riguarda punto 1. lettera c): essere comunicati previo consenso agli sponsor dell’evento o al web master del sito web.
I tuoi dati personali non potranno essere diffusi.
- Dove stanno i tuoi dati (trasferimento)
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.
- I tuoi diritti
Hai il diritto di ottenere dal titolare, cioè da noi, la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguarda e, in tal caso, hai diritto di ottenere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento. Hai inoltre il diritto di opporti al trattamento in qualsiasi momento, anche nel caso del trattamento per finalità di marketing diretto e al processo decisionale automatizzato. Hai diritto alla portabilità, alla revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, e di proporre reclamo a un’autorità di controllo. Potrai in qualsiasi momento esercitare i tuoi diritti inviandoci una richiesta scritta indirizzata a THE OFFICE SRL, via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE (TS) oppure scriverci una e-mail a cancel@theoffice.it.
- Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è THE OFFICE SRL, via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE, tel. 040368343.
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AP 11 bis
The Office is committed to protecting personal data (such as name, surname, affiliation, address, telephone number, bank and payment details) collected from its customers and from participants at the congresses and events it organises.
Please read this short message, which seeks to address your needs and justifiable concerns in simple language.
The Office plans, organises and manages congresses and events, manages language and translation services, plans training activities and provides association management services for medical and scientific organisations.
Whenever you transfer your data to us, you consent to the processing described in this document, which is intended to guarantee security, integrity and privacy in accordance with EU Regulation 2016/679 (GDPR).
This document refers to your registration to the BSBF event on this web page and to the BSBF b2b My Profile Section on the relevant web page.
- For which purposes do we process your data and why we can process your data (legal basis of the processing)
- We provide services requested by you such as the registration to the BSBF event and the b2b My Profile platform, and the sending of info emails; the legal basis is the execution of a contract you are part of, the execution of pre-contractual measures requested by you or an ad-hoc consent on your part
- We fulfil contractual, legal, regulatory or EU obligations and comply with accounting, tax and administrative obligations; the legal basis is to fulfil a legal obligation to which we are subject as Controller
- We communicate your data to the Sponsors of the event and publish the List of Participants on the event web page; the legal basis is an ad-hoc consent on your part.
2. How we process data and for how long
The data will be processed on paper forms and/or computerised or electronic media according to principles of lawfulness and fairness and in such a way as to protect your privacy. The data will be protected and stored in accordance with current legislation, in the manner required to pursue the aforementioned purposes and will be kept for the time required by civil and tax laws. The data may be hosted on third-party platforms.
- What happens if you do not allow us to process your data
Transfer of the data required for the purposes referred to in point 1(a) and (b) is necessary in order to run our business properly and to manage and provide the associated services effectively. Sometimes we need to obtain specific data in order to ensure we can provide you with the service you requested (for example, to ensure that the restaurant does not serve dishes containing substances that you have specifically asked to avoid or that you are provided with the necessary assistance if you have specific mobility needs). Failure to transfer the data will mean we cannot do what you have asked us to do.
Transfer of data requested for the purposes referred to in point 1(c) is optional and we must obtain your specific consent; if you do not give us your consent for these activities, this will not affect provision of the requested service. Please note that our communication is never invasive. Try giving us your consent, you can always withdraw it with one click.
- Who has access to your data
Your data may be communicated to the following categories and subjects:
- regarding point 1(a) and b):
- to our employees, in their capacity as in-house data processors and/or system administrators;
- to outsourced third party companies or other subjects (for example to banks holding our current accounts, accountancy firms that help us with accounting and payroll management, our consultants, insurance companies that cover the events in which you participate, our ICT suppliers, etc.) that act as external data processors for us, i.e. the Data Controller.
- relevant data may be communicated in accordance with official procedures to third parties that contribute to our business activities in various ways (the following list provides examples but is not exhaustive: airlines, hotels, caterers, car rentals, client, sponsors, translators, interpreters, etc.)
- regarding point 1. c): it may become known to the Sponsors of the event or to the Web Master upon ad-hoc consent on your par
Your personal data cannot be disclosed.
- Where your data is kept (transfer)
Personal data is stored on servers located within the European Union.
- Your rights
You have the right to obtain confirmation from the data controller, i.e. from us, that personal data concerning you is being processed and, in this case, you have the right to access, rectify or erase the data or restrict its processing. You also have the right to object to processing at any time, including processing for direct marketing and automated decision-making purposes. You have the right to portability and to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of the processing based on consent before its withdrawal, and to lodge a complaint with a supervisory authority. You can exercise your rights at any time by sending us a written request addressed to THE OFFICE SRL, Via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE (TS) or sending an email to cancel@theoffice.it.
- Data controller
The Data Controller is THE OFFICE SRL, Via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE, tel. 040368343.