Congressi

Case History PRION 2014

prof. Eric R. Kandel, prof. Giuseppe Legname, prof. Stanley B. Prusiner

prof. Eric R. Kandel, prof. Giuseppe Legname, prof. Stanley B. Prusiner

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cliente SISSA
Scuola internazionale superiore di studi avanzati
prof. Giuseppe Legname
Evento Congresso scientifico internazionale
Data 27-30 maggio 2014
Città Trieste
Location sede SISSA
Magazzino 42
Molo IV
Partecipanti > 500
Sito web www.prion2014.org

La richiesta

La Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati (SISSA) di Trieste – uno dei maggiori centri di ricerca e formazione avanzata in Italia – voleva ospitare la X edizione di PRION,  un appuntamento scientifico mondiale dedicato ai prioni, che prevedeva la presenza dei massimi esperti nel settore fra cui  due premi Nobel, Eric R. Kandel e Stanley B. Prusiner.
SISSA cercava, dunque, un partner esperto che affrontasse con sicurezza tutti gli aspetti organizzativi, di protocollo e logistici per la perfetta riuscita di questo evento internazionale di alto livello scientifico. Una segreteria capace di offrire mezzi tecnologici avanzati per la gestione dei partecipanti e dei lavori scientifici.
Fra gli obiettivi annunciati, anche quello di valorizzare al massimo la nuova sede di via Bonomea, ubicata in posizione spettacolare ma leggermente decentrata, consentendo al contempo ai partecipanti di vivere e conoscere la città di Trieste, una delle capitali del mondo scientifico internazionale.

Il nostro progetto

Dopo un’attenta analisi delle esigenze del cliente, abbiamo elaborato un progetto su misura all’altezza delle aspettative sue e della comunità scientifica internazionale.

Un ente come SISSA doveva dare un’immagine di efficienza tecnologica in linea con gli standard del settore. D’intesa con il cliente, abbiamo sviluppato un’immagine coordinata per il sito web e le altre piattaforme utilizzate: un sistema user frendly di iscrizione e prenotazione alberghiera online con pagamento contestuale tramite carta di credito e una piattaforma online per l’upload e la gestione dei lavori scientifici che dovevano essere selezionati da un qualificato board scientifico internazionale. I partecipanti sono stati costantemente informati con newsletter che consentivano la tracciabilità dei flussi di lettura.

Il nostro staff ha mantenuto costanti contatti in lingua inglese con tutti i relatori rispondendo con tempestività ad ogni richiesta e progettando i singoli itinerari di viaggio. In particolare, abbiamo gestito il protocollo per quanto riguarda, soprattutto, i rapporti con le segreterie dei premi Nobel e la loro presenza in città.

Dopo un approfondito sopralluogo in SISSA abbiamo confermato la scelta dello splendido scenario del campus e verificato che l’auditorium e le sale avessero tutti i requisiti per ospitare i lavori scientifici. Stante l’assenza di spazi coperti atti ad ospitare lunch e coffee break per gli oltre 500 partecipanti previsti, abbiamo fatto progettare una copertura dell’anfiteatro all’aperto per ospitare i momenti di socializzazione. Conscie del fatto che a Trieste la bora può raggiungere i 100 km all’ora anche in primavera, abbiamo selezionato fornitori esperti che hanno saputo contemperare le esigenze  di sicurezza con quelle di comfort ed eleganza richiesti dal cliente.
Un accordo stipulato ad hoc con Trieste Trasporti, il servizio di trasporto pubblico locale, ha garantito ai partecipanti, alloggiati in centro città di disporre di un efficiente servizio navetta per raggiungere il campus.

Per rispondere alla volontà del cliente di far vivere ai partecipanti l’atmosfera della città, abbiamo proposto di ospitare le sessioni poster, oltre 400 poster da presentare in 2 sessioni, al Magazzino 42, una splendida location recentemente restaurata che si protende nel mare nel cuore della città.

E infine, l’ultimo tocco, la cena di Gala che abbiamo proposto di ospitare in un’altra location particolare e suggestiva, il Molo IV per far vivere ai partecipanti un’esperienza unica grazie alla vista mare e al menu selezionato con prodotti tipici.

Sintesi

Coordinamento e segreteria pre-congressuale – mailing e promozione – sito web- iscrizioni e prenotazioni alberghiere online – contatti relatori e ospiti – organizzazione transfer – coordinamento sponsor – gestione fornitori- segreteria scientifica – gestione abstract online – segreteria in sede congressuale – hostess – coordinamento stampati – book of abstracts – badge – kit congressuale – segreteria amministrativa – fatturazione quote – gestione budget

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