• 1Congressi

    Congressi

    Case History PRION 2014

    prof. Eric R. Kandel, prof. Giuseppe Legname, prof. Stanley B. Prusiner

    prof. Eric R. Kandel, prof. Giuseppe Legname, prof. Stanley B. Prusiner

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Cliente SISSA
    Scuola internazionale superiore di studi avanzati
    prof. Giuseppe Legname
    Evento Congresso scientifico internazionale
    Data 27-30 maggio 2014
    Città Trieste
    Location sede SISSA
    Magazzino 42
    Molo IV
    Partecipanti > 500
    Sito web www.prion2014.org

    La richiesta

    La Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati (SISSA) di Trieste – uno dei maggiori centri di ricerca e formazione avanzata in Italia – voleva ospitare la X edizione di PRION,  un appuntamento scientifico mondiale dedicato ai prioni, che prevedeva la presenza dei massimi esperti nel settore fra cui  due premi Nobel, Eric R. Kandel e Stanley B. Prusiner.
    SISSA cercava, dunque, un partner esperto che affrontasse con sicurezza tutti gli aspetti organizzativi, di protocollo e logistici per la perfetta riuscita di questo evento internazionale di alto livello scientifico. Una segreteria capace di offrire mezzi tecnologici avanzati per la gestione dei partecipanti e dei lavori scientifici.
    Fra gli obiettivi annunciati, anche quello di valorizzare al massimo la nuova sede di via Bonomea, ubicata in posizione spettacolare ma leggermente decentrata, consentendo al contempo ai partecipanti di vivere e conoscere la città di Trieste, una delle capitali del mondo scientifico internazionale.

    Il nostro progetto

    Dopo un’attenta analisi delle esigenze del cliente, abbiamo elaborato un progetto su misura all’altezza delle aspettative sue e della comunità scientifica internazionale.

    Un ente come SISSA doveva dare un’immagine di efficienza tecnologica in linea con gli standard del settore. D’intesa con il cliente, abbiamo sviluppato un’immagine coordinata per il sito web e le altre piattaforme utilizzate: un sistema user frendly di iscrizione e prenotazione alberghiera online con pagamento contestuale tramite carta di credito e una piattaforma online per l’upload e la gestione dei lavori scientifici che dovevano essere selezionati da un qualificato board scientifico internazionale. I partecipanti sono stati costantemente informati con newsletter che consentivano la tracciabilità dei flussi di lettura.

    Il nostro staff ha mantenuto costanti contatti in lingua inglese con tutti i relatori rispondendo con tempestività ad ogni richiesta e progettando i singoli itinerari di viaggio. In particolare, abbiamo gestito il protocollo per quanto riguarda, soprattutto, i rapporti con le segreterie dei premi Nobel e la loro presenza in città.

    Dopo un approfondito sopralluogo in SISSA abbiamo confermato la scelta dello splendido scenario del campus e verificato che l’auditorium e le sale avessero tutti i requisiti per ospitare i lavori scientifici. Stante l’assenza di spazi coperti atti ad ospitare lunch e coffee break per gli oltre 500 partecipanti previsti, abbiamo fatto progettare una copertura dell’anfiteatro all’aperto per ospitare i momenti di socializzazione. Conscie del fatto che a Trieste la bora può raggiungere i 100 km all’ora anche in primavera, abbiamo selezionato fornitori esperti che hanno saputo contemperare le esigenze  di sicurezza con quelle di comfort ed eleganza richiesti dal cliente.
    Un accordo stipulato ad hoc con Trieste Trasporti, il servizio di trasporto pubblico locale, ha garantito ai partecipanti, alloggiati in centro città di disporre di un efficiente servizio navetta per raggiungere il campus.

    Per rispondere alla volontà del cliente di far vivere ai partecipanti l’atmosfera della città, abbiamo proposto di ospitare le sessioni poster, oltre 400 poster da presentare in 2 sessioni, al Magazzino 42, una splendida location recentemente restaurata che si protende nel mare nel cuore della città.

    E infine, l’ultimo tocco, la cena di Gala che abbiamo proposto di ospitare in un’altra location particolare e suggestiva, il Molo IV per far vivere ai partecipanti un’esperienza unica grazie alla vista mare e al menu selezionato con prodotti tipici.

    Sintesi

    Coordinamento e segreteria pre-congressuale – mailing e promozione – sito web- iscrizioni e prenotazioni alberghiere online – contatti relatori e ospiti – organizzazione transfer – coordinamento sponsor – gestione fornitori- segreteria scientifica – gestione abstract online – segreteria in sede congressuale – hostess – coordinamento stampati – book of abstracts – badge – kit congressuale – segreteria amministrativa – fatturazione quote – gestione budget

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  • 2Costa Favolosa

    Costa Favolosa

    Battesimo Costa Favolosa

    Battesimo Costa Favolosa

    Battesimo Costa Favolosa

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Cliente Costa Crociere
    Tipologia di evento aziendale / istituzionale
    Data 30 giugno – 3 luglio 2011
    Luogo Trieste
    Partecipanti 5.000 di cui 2.500 posti a sedere gestiti

     

    La richiesta

    Costa Crociere – il più grande gruppo turistico italiano e la compagnia di crociere n. 1 in Europa, l’unica battente bandiera italiana voleva organizzare a Trieste il Battesimo di Costa Favolosa, la prestigiosa nave da crociera che Fincantieri aveva appena realizzato nel suo cantiere di Marghera.
    Un evento complesso, anzi, tanti eventi nell’evento per culminare nel Battesimo in piazza Unità d’Italia.
    L’obiettivo era quello di trovare un partner di fiducia, che fungesse da interfaccia tra Costa Crociere ed i suoi ospiti. Gestendo via web un elevato numero di contatti, oltre 3.000, garantendo però un approccio estremamente personalizzato con orari flessibili che tenessero conto dei diversi fusi orari di appartenenza degli ospiti. Competenze linguistiche e di relazione. Il tutto con una sofisticata regia di tipo tecnologico. Per gestire assegnazione cabine ed un programma che, partendo da Venezia, presentasse momenti diversificati a bordo e a terra.
    Il secondo obiettivo era la gestione della cerimonia di Battesimo.

    Il nostro progetto

    Dopo un’attenta analisi delle necessità del cliente, abbiamo proposto una soluzione operativa derivante anche dalla nostra pluriennale conoscenza del mondo crocieristico.
    Un team di sei persone per gestire il back office più una risorsa distaccata a Genova.
    Tutto ciò ha consentito a Costa Crociere di avere un braccio operativo forte con una risposta ad ogni quesito in tempo reale.
    Per quanto riguarda il protocollo è stato gestito con una risorsa esperta del settore che d’intesa con la Prefettura ha gestito una platea di posti a sedere di circa 2.500 persone.
    Infine, oltre 30 hostess per garantire ad ogni ospite la dovuta attenzione, per accompagnarlo al posto riservato, per dargli il benvenuto ad un evento speciale.

    Sintesi

    Segreteria generale –  recall telefonico – coordinamento logistico – assegnazione cabine – sopralluoghi tecnici – protocollo – supporto imbarco e sbarco ospiti – piazzamento durante la cerimonia – cerimoniale – coordinamento forniture – 50 hostess per accoglienza ospiti e distribuzione materiali.

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  • 3Traduzioni

    Traduzioni

    Expo world recipies – taste the planet

     

    Expo worldrecipes traduzioni the office bn

     

     

    Cliente Banzai S.p.A.
    Tipologia Traduzione delle ricette del portale di Expo 2015
    Lingue Italiano
    Inglese
    Il team 1 coordinatrice di progetto
    1 revisore
    8 traduttori
    Sito http://worldrecipes.expo2015.org

     

    La richiesta

    Nell’ambito di Expo Milano 2015 (1 maggio – 31 ottobre 2015) e quindi in stretto collegamento con il tema dell’esposizione universale 2015 “Nutrire il Pianeta, Energia per la Vita”, Banzai, primo operatore italiano nell’e-Commerce e uno dei più importanti editori digitali, ha ideato Expo worldrecipes, il ricettario partecipativo di Expo Milano 2015 per scoprire e condividere le migliori ricette e le tradizioni alimentari di tutto il mondo.

    Questo ricettario globale era stato progettato per essere quotidianamente aggiornato tramite il contributo di chef, associazioni, consorzi e blogger. Lo scopo era quello di far conoscere le tradizioni alimentari di tutto il mondo tramite le migliori ricette, per ognuna delle quali, oltre alle indicazioni di preparazione, venivano fornite anche le informazioni nutrizionali e l’impatto ambientale.

    Banzai cercava un partner in grado di tradurre le ricette. Con competenza linguistica, in tempi rapidi, con la necessaria flessibilità.

    Il nostro progetto

    Dopo un intenso briefing con la responsabile di Banzai, abbiamo delineato un percorso operativo snello per la traduzione dei testi e la loro validazione da parte di un revisore senior. Banzai ci ha messo a disposizione un’eccellente piattaforma di back office che ha adattato sulla base delle esigenze emerse in sede di briefing. Abbiamo quindi identificato fra i nostri traduttori quelli con le maggiori competenze terminologiche e tecniche.

    Una collaborazione molto soddisfacente che prosegue a pieno ritmo per offrire ai partecipanti di Expo 2015 e a tutti gli appassionati una vetrina dell’eccellenza italiana.

    Sevizi offerti

    consulenza > traduzione > revisione

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  • 4ECM

    ECM

    Progettazione eventi formativi ECM

    the office Provider standard n. 1386

    ECM Educazione Continua in Medicina

    ECM Educazione Continua in Medicina

    Siamo  Provider nazionale dal 24 febbraio 2011.

    Il 23 luglio 2014, a seguito di una visita ispettiva, AGENAS (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali) ci ha qualificati come Provider standard, il primo nella Regione Friuli Venezia Giulia.

    Attività dal 2011

    Clienti Università, Associazioni medico scientifiche, Aziende ospedaliere
    Eventi progettati 120
    Partecipanti coinvolti  oltre 8.000
    Attestati rilasciati  5.189
    Qualità percepita il  97% dei partecipanti  ha valutato positivamente la rilevanza e l’utilità formativa dell’evento
    Crediti assegnati  916

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  • 5Hostess

    Hostess

    “Le vie dell’amicizia”

    Muti

    Il Presidente Giorgio Napolitano si congratula con il Maestro Muti

    “Il 13 luglio 2010 Riccardo Muti alza la bacchetta in piazza Unità d’Italia, davanti a diecimila persone, e dirige 360 giovani musicisti e coristi, conducendoli a eseguire il magnifico Requiem in do minore di Luigi Cherubini. Grande emozione suscita poi la presenza, su quel palco, del presidente della Repubblica italiana, Giorgio Napolitano, con quello sloveno Danilo Türk, e quello croato Ivo Josipovic”

    lo staff di the office

    d’intesa con il cerimoniale del Quirinale e la Prefettura di Trieste, gestisce l’assegnazione dei posti in platea

    50 hostess e steward

    selezionati e formati da the office, accolgono ospiti e invitati VIP e li accompagnano ai posti assegnati

    un momento storico, un’emozione grandissima

    la nostra hostess Gabriela accompagna sul palco i 3 Presidenti. Giorgio Napolitano, Danilo Türk e Ivo Josipovic si congratulano con il Maestro Muti

     

     

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  • 6Association Management

    Association Management

    4  associazioni

    medico-scientifiche diverse

    1 esigenza in comune

    come garantire efficienza, attività scientifica e servizio ai soci?

    1 risposta

    affidare la gestione della vita associativa a un esperto di Association Management 

    alcune case history

    ASNP

    Associazione Italiana Sistema Nervoso Periferico
    dal 2010
    www.asnp.net

    SUNI

    Società degli Urologi del Nord Italia
    dal 2000
    www.suniurologia.it

    ESCAD

    European Society for Cosmetic & Aesthetic Dermatology
    2014
    www.escad.org

    AMT

    Associazione Medica Triestina
    dal 1996
    www.theoffice.it/amt

    Sintesi

    segreteria permanente e staff dedicato > gestione della comunicazione e sito web > invio periodico di newsletter > ricerca sponsor > attività a supporto del presidente e del consiglio direttivo > riscossione quote associative > gestione amministrativa > progettazione di percorsi formativi ECM > organizzazione del congresso annuale

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  • 7Swatch @ITS2016

    Swatch @ITS2016

    Servizio Hostess per Swatch

    in occasione di ITS 2016

     

    Cliente SWATCH
    Evento @ International Talent Support 2016
    Data 15-16 luglio 2016
    Città Trieste
    Location Starhotels Savoia Excelsior Palace
    Tipologia Servizio Hostess

    La richiesta

    2 hostess per la gestione della zona allestita dallo staff di Swatch durante ITS2016 per trasmettere la brand experience e omaggiare i partecipanti all’evento con un gadget di qualità: un paio di occhiali a scelta dalla nuova collezione eyewear  Swatch The Eyes

    Il Brief: “energetic, good communicator, friendly, summer chic dress code and… fluent english is mandatory”.

    swatch eyewear hostess its2016

    La risposta

     

    swatchits

    Chiara & Federica

     

    swatch corner its2016

    In sintesi

    Swatch eyewear | International Talent Support | ITS2016 | Starhotels Savoia Excelsior Palace

     

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